山西省聚酰胺材料技术创新中心

办公管理规范暂行规定

一、总则

为了提升山西省聚酰胺材料技术创新中心（以下简称技术中心）形象，加强办公室的管理，为员工创造优美舒适、整洁有序的工作场所，培养员工良好的工作习惯，提升技术中心的办公文化建设，特制定本暂行规定。

二、适用范围

本规定适用于本技术中心。

三、工作纪律管理

1、所有员工严格遵守有关考勤管理规定，按时上下班，不迟到、不早退，不得无故缺勤。

2、严格出差审批制度。各部门员工出差申请填写《出差申请表》，经主管领导审批后，备案至办公室，假满后及时到岗并至办公室销假。

3、严格请假制度。各部门员工因事、因病离岗，均须按规定履行请假手续。填写《请假申请表》，经部门负责人和分管副主任审批后，备案至办公室。在准假后方可离岗，凡假满未到者一律按旷工处理。

4、严肃会议纪律。凡通知参加的各类会议、培训等集体活动，参加人员不得迟到、无故缺席，确有特殊情况的，必须提前向组织部门请假。开会时必须将手机调至静音或振动状态。

5、上班时间不得擅自离开工作岗位，不得通过办公网络进行私人聊天，不得浏览其他与工作无关网站或做其他与工作无关的事情，禁止看与工作业务无关的书籍。

四、接待规范

1、办公区域内禁止接待与工作无关的来访人；未经批准，员工禁止将办理信用卡或快递人员等引领进入办公区域内。

2、技术中心领导客人来访由办公室负责接待，各部门业务客人由本部门指派责任员工负责接待。

3、客人来访，由责任员工亲自引领客人到指定区域，并负责茶水等接待事宜。事毕后，责任员工送走客人后，及时将客人使用过的茶杯等物品收拾，纸杯放入垃圾筐，瓷杯洗净放入橱柜中。

4、客户来访时，接触到的员工应马上起来接待，并问明来意，如不属于本人接待范围，应主动引导其至相关部门或人员处。

5、技术中心员工请自带饮水杯具，一般情况下禁止使用一次性纸杯。招待客人时，使用杯托，请勿多个纸杯套用使用。

五、办公区行为规范

1、办公区域严禁高声喧哗，禁止唱歌或吹口哨等。严禁在公共办公场所吸烟（含会议室）。

2、严禁上班时间在工作场所吃零食，特别是带壳有声响的零食，且自带零食以及包装不允许长时间放置于办公桌上。

3、严禁打印/复印与工作无关的私人资料。

4、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料及电脑信息等。

5、未经有关领导批准，不得散布、复印技术中心的工作计划、会议纪要、合同、项目申报书及有关文件等重要情况；接受采访或发表有关技术中心的信息资料也必须经有关领导批准，并由办公室视情况统一安排。

6、工作场合称呼应庄重、正式、规范。技术中心内以职务称呼级别较高者，同级之间可采用职称性称呼或互称姓名。

六、办公环境管理规范

1、爱护办公室环境卫生，严禁随地吐痰、乱扔烟头、纸屑等，禁止在办公区域堆放杂物。发现可疑人员或危险情况，须立即向主管领导及有关部门汇报。

2、办公桌上不能摆放与工作无关的物品。办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，整齐摆放至办公桌左上角；电脑键盘要保持干净；

3、员工下班应随手关灯，关闭有关电器设备（电脑关机）、门窗。座椅置于桌下，整理办公桌上所用办公用品、相关资料，所有废弃物品必须投放于垃圾袋中。

七、办公设施使用规范

1、正确使用技术中心的物品和办公设备，禁止乱放、乱堆、乱倒、任意涂写，确保办公桌、办公椅、柜子、会议桌、沙发等不受污损。自觉维护办公设备正常使用，如发现故障，请及时向办公室报修。

2、严禁将办公椅过度弯曲，形成躺椅姿势，造成椅背受力折断等情形，造成损失的由当事人照价赔偿。

3、办公家具、办公设备、财务归技术中心所有，不得占为私有。凡擅自将技术中心设备、公物等损坏或挪为私用者，由责任人照价赔偿。若因工作需要移动或挪用办公设施及用品（如投影仪、电风扇、电取暖器等），须报技术中心办公室批准。

八、会议室使用规范

1、技术中心会议室由办公室统一管理，统筹协调安排使用，实行预约制。

2、各部门如需会议室，需提前一天向办公室提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一安排。

3、使用原则：先申请，后使用，没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。

5、遇到技术中心层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让技术中心层级的重要会议。

6、使用会议室的部门/员工应爱护会议室设施、保持会议室整洁，会后应将座椅归还原位、摆放整齐，清理会议桌上的纸杯，关闭投影仪电源，幕布收起，关闭投影仪和照明电源。

九、复印/打印使用规范

提倡无纸化办公、节约办公用纸，充分发挥纸张最大使用效率：

1、请将电脑中打印机设置调整为“黑白”模式，将复印机设置选取“黑白”模式，除特殊要求需彩色打印/复印外，均应采用黑白打印/复印。

2、技术中心内部文件资料打印/复印，除有特殊要求的文件外，请使用二手纸（指已使用过但单面留白的废纸），或双面印刷。

3、遵循“复印比打印经济”的原则，除特殊要求文件外，相同文件资料应首份打印，其余采用复印。

4、尽量采用电子文档保存和传阅方式，能传阅的文件，采用传阅，避免不必要的打印/复印次数。 

5、复印纸应用于复印/打印，不得用做草稿纸、包装纸；纸张应双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印；

6、文件底稿及稿样尽量采用电子文档查阅修改，必要打印/复印的文件请细致检查，查看文件是否是正式文件，如果没有严格的格式要求，应通过缩小页边距和行间距、缩小字号或利用电脑中的“缩小共同页面”功能来减少纸张数量。 

7、若复印资料数量较多时，应先选择复印1件，确认质量合格，再输入余数，减少印错、印坏甚至印多的文件浪费现象的出现。

8、印制文件材料应有科学性和计划性，力求使印制数与需用数相符，避免不必要的浪费。

十、本规定解释权归技术中心，自印发之日起实施。